Hộ kinh doanh muốn hoạt động đúng luật và hạn chế rủi ro cần nắm chắc: thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, ngành nghề và giấy phép con, nghĩa vụ thuế – hóa đơn – kế toán, nghĩa vụ về lao động – bảo hiểm, cùng việc xây dựng quy trình nội bộ để kiểm soát rủi ro.
Luật Hải An xin đưa ra “bản đồ pháp lý” tóm tắt những việc quan trọng nhất mà một hộ kinh doanh mới nên làm và cần thiết phải làm để tuân thủ đúng các quy định pháp luật, bảo đảm sự hoạt động ổn định của HKD.
–> Mẫu hợp đồng lao động mới nhất
–> Top công ty luật uy tín tại Hà Nội
I. Thủ tục Đăng ký hộ kinh doanh mới nhất và những điểm đáng lưu ý
| Nội dung | Quy định chính | Hộ kinh doanh nên làm gì | Rủi ro nếu vi phạm |
| Đăng ký hộ kinh doanh, cách nộp hồ sơ | Chủ hộ hoặc người được ủy quyền đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, bằng 1 trong 3 cách: nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng điện tử Điều 93, Điều 94 Nghị định 168/2025/NĐ-CP Điều 94 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh đúng biểu mẫu, có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức dịch vụ hoặc bưu chính theo đúng hình thức mà Nghị định cho phép Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, kinh doanh “chui” nên có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. |
| Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (GCN ĐKHKD) | GCN ĐKHKD là bản giấy hoặc bản điện tử, do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp; đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế. GCN ĐKHKD không phải là giấy phép kinh doanh Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Kiểm tra kỹ các thông tin trên GCN (tên hộ, địa điểm, ngành nghề, chủ hộ) và lưu giữ cẩn thận để dùng trong giao dịch, làm thủ tục thuế, ngân hàng. | Thông tin sai có thể dẫn tới phải điều chỉnh, bị hiểu nhầm về chủ thể giao dịch, khó mở tài khoản, khó ký hợp đồng. |
| Mã số hộ kinh doanh | Mã số hộ kinh doanh là mã số thuế do hệ thống đăng ký thuế cấp và được ghi trên GCN Điều 91 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Sử dụng thống nhất mã số này trong mọi tờ khai thuế, hóa đơn, chứng từ. | Dùng sai mã số dẫn tới nhầm lẫn nghĩa vụ thuế, khó quyết toán, dễ bị xử phạt hành chính.
|
| Trách nhiệm và quyền của chủ hộ | Chủ hộ chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính và đại diện cho hộ kinh doanh trước Tòa án, Trọng tài và cơ quan nhà nước Điều 84 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Chủ hộ, thành viên hộ gia đình không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân Điều 84 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Hiểu rõ mình chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản đối với nghĩa vụ của hộ kinh doanh, từ đó cân nhắc quy mô vay nợ, ký kết hợp đồng, bảo hiểm. | Cá nhân chủ hộ có thể phải dùng tài sản riêng để trả nợ cho hoạt động kinh doanh nếu kinh doanh thua lỗ, tranh chấp. |
II. Ngành, nghề kinh doanh và “giấy phép con” của hộ kinh doanh
| Nội dung | Quy định chính | Hộ kinh doanh nên làm gì | Rủi ro nếu vi phạm |
| Quyền tự do kinh doanh và ngành nghề | Hộ kinh doanh được quyền tự do kinh doanh những ngành, nghề mà luật không cấm. Ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện chỉ được kinh doanh khi đáp ứng đủ điều kiện và duy trì trong suốt quá trình hoạt động Điều 89 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Khi đăng ký phải ghi ngành nghề và chọn 1 ngành kinh tế cấp bốn làm ngành chính Điều 89 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. | Xác định đúng mã ngành cấp bốn phù hợp với hoạt động thực tế. Nếu có ý định mở rộng thêm ngành, nghề khác thì sau này chủ động đăng ký bổ sung. | Kinh doanh ngành chưa đăng ký có thể bị yêu cầu dừng hoặc bị xử phạt; ngành có điều kiện mà không đủ điều kiện có thể bị đình chỉ. |
| Ngành nghề kinh doanh có điều kiện, giấy phép chuyên ngành | Việc quản lý và kiểm tra điều kiện kinh doanh thuộc thẩm quyền cơ quan chuyên ngành Điều 89 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Ví dụ với các mặt hàng thuốc lá, rượu, xăng dầu, khí, Bộ Công Thương hoặc đơn vị thuộc Bộ có thẩm quyền cấp, cấp lại, sửa đổi, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh Điều 2 Quyết định 516/QĐ-BCT 2025. | Nếu kinh doanh hàng hóa, dịch vụ “nhạy cảm” như rượu, thuốc lá, xăng dầu, khí, dịch vụ có điều kiện, cần tìm hiểu rõ điều kiện, xin giấy phép, chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh trước khi hoạt động. | Bị xử phạt, tịch thu hàng hóa, thu hồi giấy phép, thậm chí bị đình chỉ kinh doanh ngành nghề đó. |
III. Quy định mới nhất về Thuế, hóa đơn, kế toán của hộ kinh doanh – phần hay bị phạt nhất
| Nội dung | Quy định chính | Hộ kinh doanh nên làm gì | Rủi ro nếu vi phạm |
| Lệ phí môn bài | Việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2026 theo quy định tại Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15. | Từ năm 2026 trở đi, không phải nộp lệ phí môn bài hằng năm, nhưng vẫn cần theo dõi văn bản hướng dẫn chi tiết và các nghĩa vụ thuế khác. | Không còn rủi ro riêng về lệ phí môn bài, nhưng vẫn bị kiểm tra, xử phạt nếu hiểu lầm miễn môn bài là miễn các loại thuế khác. |
| Thuế năm 2026 trở đi đối với hộ kinh doanh | Cơ quan thuế rà soát dữ liệu hộ kinh doanh năm 2025 để hướng dẫn: hộ có doanh thu trên 500 triệu đồng thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định tại Điều 10; hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng trở xuống thực hiện thông báo doanh thu theo Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP Điều 17 Nghị định 68/2026/NĐ-CP. | Ngay khi bắt đầu kinh doanh, nên ước tính doanh thu năm, trao đổi với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn áp dụng phương pháp thuế phù hợp. | Kê khai doanh thu không đúng thực tế, không thông báo doanh thu theo yêu cầu có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và phạt khai sai. |
| Hóa đơn, chứng từ | Hộ kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu phải sử dụng hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định và kê khai doanh thu; được sử dụng sổ để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT, TNCN phải nộp với cơ quan thuế Điều 5 Thông tư 152/2025/TT-BTC. Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định phải nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh; hộ kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin trên hóa đơn điện tử Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. | Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định (kể cả trường hợp xin hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh). Lập hóa đơn đầy đủ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu hóa đơn. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ cẩn thận để đối chiếu khi quyết toán. | Bán hàng không xuất hóa đơn, xuất sai hóa đơn, hoặc không lưu được dữ liệu hóa đơn điện tử có thể bị phạt hành chính, ấn định doanh thu, truy thu thuế. |
| Ghi chép, theo dõi doanh thu – chi phí | Thông tư 152/2025/TT-BTC đặt ra chế độ kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh, trong đó yêu cầu sử dụng hóa đơn và chứng từ làm căn cứ xác định doanh thu, lập sổ để theo dõi, đối chiếu với dữ liệu thuế Điều 5 Thông tư 152/2025/TT-BTC. | Mở sổ hoặc file excel để ghi chép hàng ngày: doanh thu, chi phí lớn, công nợ. Không cần phức tạp như doanh nghiệp nhưng phải đủ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. | Không có sổ sách, chứng từ khiến việc chứng minh doanh thu, chi phí khó khăn; nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định doanh thu cao, truy thu thuế. |
IV. Quy định về Lao động và bảo hiểm xã hội của hộ kinh doanh
| Nội dung | Quy định chính | Hộ kinh doanh nên làm gì | Rủi ro nếu vi phạm |
| Tuyển dụng lao động, chi phí tuyển dụng | Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp cho thuê lại lao động để tuyển dụng; người lao động không phải trả chi phí cho việc tuyển dụng . | Nếu tuyển dụng công khai hoặc thông qua đơn vị trung gian, phải bảo đảm không thu tiền của người lao động ngoài các khoản pháp luật cho phép. | Bị xử phạt nếu buộc người lao động nộp tiền “phí tuyển dụng”. |
| Hợp đồng lao động và phụ lục | Phụ lục hợp đồng là bộ phận của hợp đồng lao động, có hiệu lực như hợp đồng; dùng để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều khoản, nhưng không được sửa đổi thời hạn hợp đồng. Nếu phụ lục dẫn đến cách hiểu khác thì áp dụng theo hợp đồng; khi sửa đổi, bổ sung phải ghi rõ nội dung và thời điểm có hiệu lực . | Ký hợp đồng lao động bằng văn bản, ghi rõ công việc, lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm. Khi thay đổi điều khoản quan trọng (lương, chức danh, địa điểm làm việc), nên lập phụ lục hợp đồng rõ ràng. | Thỏa thuận miệng, hợp đồng mập mờ dễ dẫn đến tranh chấp về tiền lương, thời giờ làm việc; khi có tranh chấp, hộ kinh doanh thường bất lợi vì không có giấy tờ chứng minh. |
| Tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc | Luật Bảo hiểm xã hội xác định người lao động làm việc theo hợp đồng thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm cả một số đối tượng là người lao động nước ngoài Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Thông tư 126/2025/TT-BTC xác định người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cả hộ kinh doanh, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động Điều 2 Thông tư 126/2025/TT-BTC. | Nếu có nhân viên làm việc thường xuyên theo hợp đồng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, cần đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH, đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng mức, đúng thời hạn. | Không đóng BHXH cho người lao động sẽ bị truy thu, phạt, tính lãi chậm nộp; khi xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hộ kinh doanh có thể phải bồi thường toàn bộ. |
V. Hộ kinh doanh phải thực hiện các biện pháp gì để phòng ngừa rủi ro khi hoạt động
Các nội dung sau không phải tất cả đều được quy định chi tiết trong một điều luật cụ thể, nhưng dựa trên khung pháp lý chung, rất nên được thực hiện:
- Quy trình nội bộ về tiền và hàng:
- Tách bạch tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh với tài khoản cá nhân để dễ kiểm soát.
- Quy định rõ ai được quyền thu – chi, ai được ký hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ai được ký hợp đồng.
- Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp:
- Mọi giao dịch có giá trị lớn (mua – bán hàng, thuê mặt bằng, hợp tác phân phối) nên có hợp đồng bằng văn bản, nêu rõ đối tượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, bảo hành, phạt vi phạm, giải quyết tranh chấp.
- Kèm theo chứng từ: hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu.
- Tuân thủ quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy nếu mở cửa hàng, kho, xưởng (đối với các ngành nghề, cơ sở hoạt động yêu cầu đáp ứng về PCCC):
- Nghị định 105/2025/NĐ-CP yêu cầu kiểm tra việc duy trì khoảng cách phòng cháy chữa cháy, đường, bãi đỗ, khoảng trống phục vụ hoạt động PCCC, cứu nạn cứu hộ Điều 13 Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
- Cần xin văn bản xác nhận đủ điều kiện PCCC nếu thuộc đối tượng phải xin, trang bị bình chữa cháy, lối thoát hiểm, biển báo rõ ràng.
- Theo dõi thay đổi pháp luật:
- Từ 01 tháng 7 năm 2026 sẽ có Luật Quản lý thuế mới, cùng nhiều nghị định, thông tư hướng dẫn về thuế, hóa đơn, hộ kinh doanh; nên thường xuyên cập nhật từ cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn.
- Khi có ý định mở rộng quy mô lớn, hoặc góp vốn, hợp tác sâu với đối tác, nên cân nhắc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp để hạn chế trách nhiệm cá nhân.
Trên đây là toàn bộ các vấn đề pháp lý cần lưu ý đối với Hộ kinh doanh kể từ thời điểm thành lập và trong quá trình hoạt động.
Luật Hải An có những cách thức tư vấn pháp luật phổ biến như sau:
– Tư vấn pháp luật trực tiếp: Luật sư tư vấn trực tiếp bằng lời nói cho khách hàng cần tư vấn pháp luật, việc tư vấn có thể thực hiện trực tiếp tại văn phòng hoặc qua điện thoại.
– Tư vấn pháp luật thông qua thư tư vấn pháp lý: Đối tượng cần tư vấn pháp luật sẽ nhận được một “thư tư vấn pháp lý” (có thể bằng giấy hoặc email điện tử) giải đáp các thắc mắc, tư vấn hướng xử lý theo quy định pháp luật sau khi đối tượng gửi yêu cầu tư vấn đến tổ chức/cá nhân có chức năng tư pháp luật
– Tư vấn thường xuyên cho các các nhân, tổ chức có nhu cầu.
– Là Luật sư riêng cho cá nhân và gia đình của họ, tư vấn toàn bộ các vấn đề pháp lý phát sinh trong đời sống, các hoạt động kinh doanh phát sinh đối với những cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
Luật Hải An tự hào là công ty luật được khách hàng đánh giá cao về chuyên môn và kinh nghiệm, đã tư vấn hỗ trợ hàng nghìn khách hàng trong suốt quá trình thành lập đến nay, được các khách hàng tin tưởng và đánh giá cao.
Quý khách hàng cần tư vấn về tham gia tố tụng, đại diện tố tụng vui lòng liên hệ Hotline để được hỗ trợ nhanh nhất .
—————————————————
CÔNG TY LUẬT TNHH HẢI AN:
Hotline: 090 229 3579 – 0915 220 884
Địa chỉ văn phòng: Tầng 3, số 69 phố Nguyễn Thị Định, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Email: [email protected]
Web: https://congtyluathaian.com/
—————————————————
